Publicador de continguts

¿En quién debe recaer la gestión del absentismo?

En qui ha de recaure la gestió de l'absentisme?

Pissarra recursos humans

Mentre que a Espanya la gestió de l'absentisme sol recaure, parcial o totalment, en el departament d'RH o Prevenció, si ens fixem en les bones pràctiques d'altres països més avançats en aquesta matèria (com Anglaterra, els EUA, el Canadà o Austràlia), hi ha una tendència al canvi. En les dues últimes dècades, la responsabilitat ha passat d’RH a la cadena de comandament 1

Però, per què traspassar la gestió d'absències al comandament intermedi?

Els comandaments són sovint els únics que saben si un empleat està absent, i són els que estan en millor posició per comprendre les circumstàncies que envolten l'absència d'un empleat i per detectar possibles problemes en una fase primerenca. Per això la seva participació activa en els procediments de gestió d'absències de l'empresa és fonamental per a l'eficàcia i l'èxit futur d'una política o un programa d'absentisme.

 

Quines funcions pot assumir el comandament en la gestió de l'absentisme?

A més d'assegurar que el treball es cobreix adequadament durant l'absència d'un empleat, hi ha una sèrie d'accions crítiques que els comandaments poden fer per gestionar l'absentisme dels seus equips.

A continuació, mostrem algunes de les funcions que se’ls pot assignar: 

  • Assegurar que tots els empleats coneguin les polítiques i els procediments relatius a l'absentisme de l'organització.
  • La difusió de dades i indicadors d'absentisme als seus equips.
  • La comunicació de les baixes/altes a Administració de Personal.
  • Mantenir registres degudament detallats, actualitzats i regularitzats des del punt de vista de la normativa sobre protecció de dades sobre les absències del personal (per exemple: la data, el tipus d'absència, la data prevista de reincorporació, el lliurament de la documentació necessària...).
  • Ser la primera persona de contacte quan els empleats s’absentin.
  • Fer entrevistes de tornada al treball.
  • Facilitar la reincorporació a la feina de treballadors amb baixes de llarga durada.
  • Identificar patrons o tendències d'absència que puguin ser preocupants.

 

Altres actors importants en la gestió de l'absentisme

Tot i que els caps gestionen les absències cada dia, l’èxit depèn del suport i les contribucions que facin a la seva gestió RH, l'alta direcció i els professionals de la salut laboral. Això vol dir que, perquè una política d'absentisme sigui eficaç, els rols i les relacions entre aquests actors clau han d'estar clarament definits i assumits.

Vegem com pot contribuir cadascun a la gestió de l'absentisme:

L'alta direcció:

Per garantir que els caps se senten còmodes i competents en la seva funció de gestió de l'absentisme, han de tenir el ple suport de l'alta direcció.

La participació dels alts directius és una bona manera d'evidenciar com es preocupa l'organització pel benestar dels seus empleats, i el seu suport pot crear una cultura organitzativa en què l'absència no sigui acceptada com una cosa inevitable, donant un enfocament proactiu a la seva gestió.

Per això l'alta direcció ha de demostrar el seu compromís amb el control de les absències, aclarint que és una prioritat de negoci 2 . Així mateix, s'ha d'assegurar que no hi ha discrepàncies entre departaments en l'aplicació dels procediments d'absències; si no, la política pot perdre la seva eficàcia.

Un altre actor important en la gestió de l'absentisme és el departament d'RH:

Com hem vist, les seves funcions han passat d'una participació en la gestió directa de l'absència a la de proporcionar orientació i assessorament als caps. Actualment, la seva prioritat ha de ser dotar els caps de la confiança i la capacitat per fer front a l'absentisme, perquè siguin ells els responsables de l'assistència dels seus equips i unitats.

Una altra funció per la qual hauria de vetllar RH és intentar reduir la subjectivitat en la gestió de l'absentisme, assegurant que tots els empleats siguin tractats de la mateixa manera. Per això és essencial ser coherent, persistent i just amb tothom, perquè quan les absències no es gestionen o es gestionen de manera inconsistent, pot aparèixer un mal ambient de treball. L'assignació des d'RH d'un responsable d'absentisme podria ajudar a reduir aquest perill.

La funció del responsable d'absentisme és garantir un enfocament coherent i donar suport als caps en la gestió dels empleats absents en el dia a dia, i és específicament responsable de gestionar tant l'aplicació del procediment disciplinari, com qualsevol reclamació laboral relativa a les condicions de treball. 

Els professionals de la salut laboral:

El componen un grup divers de professionals (metges, infermers, psicòlegs, ergonomistes, tècnics de prevenció, higienistes) experts en salut laboral, l'actuació dels quals té un impacte positiu sobre la gestió de l'absentisme laboral.

Tenen un paper important en l'anàlisi dels motius de les absències relacionades amb problemes de salut, activitats de promoció de la salut i de prevenció primària. De la mateixa manera, participen en el reconeixement mèdic de la tornada al treball i assisteixen RH i els caps a planificar bé la tornada, incloent-hi la valoració del lloc de feina o la reubicació, si escau. En definitiva, la seva participació és essencial per facilitar una tornada ràpida i oportuna a la feina.

Quin paper tenen els empleats?

Malgrat la importància dels caps, RH, els professionals de la salut laboral i la Direcció en la gestió de l'absentisme, és evident que, en última instància, és el propi empleat qui pren la decisió d'absentar-se o no de la feina. Per aquest motiu, és interessant promoure accions que impliquin aquest col•lectiu.

Perquè els empleats s'impliquin a l’hora de millorar l'absentisme, pot ser útil, per exemple, garantir que les polítiques d'absència siguin clares i que tothom les conegui, a banda de comunicar periòdicament els indicadors3 i que tothom participi en la recerca de solucions.

Cal tenir en compte que les persones aprecien més les polítiques i els programes que procuren ajudar-los a assistir a la feina que no pas les mesures estrictes o punitives que forcen els empleats a anar a treballar. A més, aquesta mena de mesures poden propiciar l'absentisme presencial.

Les mesures de promoció de la salut (com les iniciatives per deixar de fumar, les campanyes d'alimentació saludable, els programes de control de pes o de gestió de l'estrès), els horaris flexibles o els programes de suport a l'empleat, són exemples de mesures amb filosofia de suport.

 

Fonts: 
About.com Human Resources [http://humanresources.about.com/]. Manage People.  Yorges S. The Role of the Supervisor in Managing Absenteeism. Address Unscheduled Absences to Reduce Absenteeism. [accés 10 octubre 2018]. Disponible a:
https://www.thebalancecareers.com/the-role-of-the-supervisor-in-managing-absenteeism-1918576
Hayday S, Rick J, Patterson M, Turgoose C. Current Thinking on Managing Attendance a Short Guide for HR Professionals [Monografia a Internet]. Institute for employment studies, paper 4378RF, National Audit Office; December 2004. [accés 10 octubre 2018]. Disponible a: https://www.employment-studies.co.uk/resource/current-thinking-managing-attendance 
Bevan S. Attendance Management Strategies [Monografia a Internet].  Institute for employment studies, HR Network Paper MP8; August 2001. [accés 10 octubre 2018]. Disponible a: https://www.employment-studies.co.uk/resource/attendance-management-strategies

 

[1] Segons l'enquesta d'absentisme Absence and workplace health survey de CBI, ara, a la majoria de les organitzacions d'Anglaterra els caps són els principals responsables de gestionar les absències.

[2] Per ajudar a fer aquesta comunicació, es pot consultar la Guia MCIT «Comunicat de la Direcció de la seva preocupació per l'absentisme» publicada a Gestió de l'absentisme.

[3] Gaudine i Saks (2001) van trobar que donar informació periòdica sobre les absències als empleats ajudava a reduir l’absentisme per sobre de la mitjana (però no extrem). Per reforçar aquest efecte, els autors suggereixen incloure algun tipus de taller d'habilitats d'autogestió.

Altres Bones pràctiques
Reunió de treball MC MUTUAL

Bones pràctiques

Presentació de projecte

Bones pràctiques

Grup de treball

Bones pràctiques